Корисно розрізняти чотири статуси документа.
Ця різниця особливо помітна під час грантів і донорських перевірок. Непідписаний протокол не підтверджує рішення. Підписаний договір без технічного завдання й акта не закриває весь процес. Затверджена політика конфлікту інтересів не працює, якщо ніхто не подає декларації та не фіксує рішення щодо потенційного конфлікту.
Юридичний порядок — це можливість відповісти на чотири питання: хто ухвалив рішення, коли воно набрало чинності, хто його виконує і де лежить доказ виконання.
Почніть із простого реєстру: назва документа, власник, чинна версія, статус, дата наступного перегляду і посилання на фінальний файл.
Якщо документи ГО живуть у різних папках і чатах, спершу наведіть лад у статусах, а вже потім створюйте нові шаблони.