Робоча політика дає відповіді на практичні питання: хто ініціює закупівлю, хто погоджує бюджет, скільки пропозицій потрібно отримати, як документується вибір, коли дозволений виняток, хто заявляє про конфлікт інтересів і хто приймає результат.
Пороги й процедури мають відповідати розміру організації та вимогам конкретного донора. Надто складна політика провокує формальні порушення. Надто загальна залишає команду без зрозумілого маршруту.
Мінімальне закупівельне досьє
- запит або технічне завдання;
- отримані пропозиції;
- перевірка конфлікту інтересів;
- рішення про вибір постачальника;
- договір;
- підтвердження результату й оплати.
Якщо застосовано виняток, його обґрунтування має виникнути до закупівлі, а не під час підготовки звіту.
Критерій готовності простий: новий член команди може пройти процедуру за політикою без усних пояснень автора документа.
Перевіряйте не лише текст політики, а й форми, ролі та докази її застосування.